Exemple illustratif · aucun client réel
Traiter les demandes entrantes sans ressaisie.
Admissions
Demandes
4
Dossiers
38
Clients
112
Documents
Réglages
Demandes d’inscription
Client
Objet
Reçue
Statut
Atelier Ravel
Inscription, 6 participants
09:12
Dossier créé
Groupe Lenoir
Demande de devis
09:40
Réponse prête
Cabinet Morel
Dossier d’inscription
10:05
Pièce manquante
Société Viel
Programme détaillé
10:31
Réponse prête
Maison Arnaud
Inscription, 2 participants
11:02
Dossier créé
01
Le contexte
Un organisme de formation de vingt-cinq personnes, avec une équipe admissions de quatre personnes.
02
Le problème
Les demandes arrivent par email, par le site et par téléphone. Chacune est lue, recopiée dans un tableur puis dans le CRM, avant qu’un dossier soit créé à la main.
03
Avant
Email, copier-coller dans Excel, document PDF, saisie CRM, email manuel : cinq étapes et plusieurs ressaisies par demande.
04
Ce que nous construirions
Un outil de traitement des demandes : une boîte unique, une fiche par demande, un dossier créé automatiquement et une réponse proposée à l’équipe.
05
Fonctionnement
Chaque demande est lue, les informations utiles sont extraites et classées. L’équipe vérifie la fiche, valide le dossier et envoie la réponse préparée.
06
Stack
Secondaire : une base de données, une connexion à la messagerie et au CRM existant, un modèle de langage pour la lecture et l’extraction.
07
Résultat
À mesurer sur un projet réel : temps de traitement par demande, ressaisies supprimées, délai de réponse. Nous publierons ces chiffres uniquement lorsqu’ils seront mesurés.
